PENERAPAN
SISTEM INFORMASI DALAM PERPUSTAKAAN UPT UNIVERSITAS JENDERAL SOEDIRMAN
Penerapan teknologi informasi telah
menyebar hampir di semua bidang, tidak terkecuali di bidang perpustakaan.
Dengan demikian, ukuran perkembangan perpustakaan banyak diukur dari penerapan
teknologi informasi yang digunakan dan bukan dari skala ukuran lain. Kebutuhan
akan teknologi informasi sangat berhubungan dengan peran perpustakaan sebagai
kekuatan dalam penyebaran informasi ilmu pengetahuan dan kebudayaan.
Dengan pengembangan sistem informasi pada
perpustakaan ini akan mempermudah pelayanan dan akses informasi serta
pengelolaan data perpustakaan, seperti mempermudah pencarian buku/katalog,
sistem keanggotaan, informasi jurnal, peminjaman dan pengembalian buku serta
pelaporan secara berkala. Sehingga, akan diperoleh efisiensi pekerjaan staf
perpustakaan dalam pengelolaan buku perpustakaan, penyajian informasi yang
lebih mudah dan interaktif, memberikan layanan yang lebih baik kepada pengguna
layanan perpustakaan.
Begitu juga dengan UPT Perpustakaan
Unsoed Purwokerto. UPT Perpustakaan Unsoed memberikan kemudahan bagi para
pengunjung perpustakaan untuk mengakses informasi atau mencari beberapa
literatur yang mereka butuhkan secara mudah menggunakan komputer berbasis
sistem informasi yang secara online. Melihat banyaknya jumlah buku yang
disediakan oleh UPT Perpustakaan Unsoed (Perpustakaan pusat), yang mana perpustakaan tersebut menyediakan buku-buku atau literatur bagi semua Fakultas-fakultas
Unsoed, membuat para pengunjung kesulitan dalam menemukan buku yang mereka butuhkan, untuk itu dengan zaman yang
semakin modern, perkembangan teknologi yang semakin canggih, serta peran sistem informasi
yang semakin meluas membuat UPT Perpustakaan Unsoed menyediakan kemudahan bagi
para penggunanya untuk mengakses informasi dalam hal pencarian buku terutama.
Melalui website resminya yaitu www.perpus.unsoed.ac.id,
kini para pengunjung atau pengguna UPT Perpustakaan Unsoed dapat melakukan
pencarian buku secara lebih mudah.
Langkah pertama yang dilakukan dalam
melakukan pencarian buku dalam UPT Perpustakaan Unsoed adalah masuk ke
websitenya UPT Perpustakaan Unsoed yaitu www.perpus.unsoed.ac.id,
lalu akan muncul jendela seperti ini :
Langkah selanjutnya untuk melakukan
pencarian buku adalah masuk ke KATALOG INDUK, jadi klik KATALOG INDUK yang
terletak di sub menu utama, seperti tampak di bawah ini :
Setelah meng-klik Katalog Induk, maka
akan diperoleh tampilan seperti ini :
Langkah selanjutnya adalah mengisi kotak
isian perpustakaan, jenis koleksi, koleksi digital, dan pencarian. Misalkan
anda akan mencari buku Sistem Informasi Manajemen di UPT Perpustakaan Unsoed,
maka pilih UPT Perpustakaan pada
kotak isian Perpustakaan, pada jenis koleksi pilih Buku, lalu pada kotak isisan Pencarian, bilih berdasarkan apa
pencarian dilakukan, misalnya pada hal ini, pencarian dilakukan berdasarkan nama buku, dan setelah itu ketikan
nama buku yang hendak kita cari, misalkan Sistem
Informasi Manajemen. Terakhir kita
klik Cari.
Maka akan diperoleh hasil pencarian
seperti ini :
Pada hasil pencarian tersebut diperoleh
informasi call number yang merupakan kode dimana buku itu tersimpan, kode
tersebut biasanya tertera pada rak buku, maka pengunjung yang hendak mencari
buku tersebut menggunakan kode tersebut untuk membantu menemukan buku yang dia
cari, dan diperoleh juga informasi sisa buku yang tersedia di perpustakaan pada
saat itu atau jumlah buku yang sedang tidak dipinjam.
Demikian langkah-langkah pencarian buku melalui sistem informasi yang kini banyak diterapkan dalam perpustakaan, termasuk UPT Perpustakaan Unsoed.
Setelah kita menemukan buku yang kita
cari dan berencana untuk meminjamnya, langkah selanjutnya adalah membawa buku
tersebut ke petugas perpustakaan dan petugas perpustakaan akan memasukan nomor
id peminjam, untuk diproses. Kita hanya perlu menunjukan kartu identitas kita
dan kemudian menulis tanggal kembalinya pada daftar isian yang disediakan di
buku tersebut (biasanya di halaman belakang buku), dan petugas akan memproses
peminjaman kita.
Seperti yang kita ketahui bahwa flowchart merupakan bagan (chart) yang menunjukkan alir (flow) di dalam program atau prosedur sistem secara logika. Bagan alir digunakan terutama untuk alat bantu komunikasi dan untuk dokumentasi. Sistem flowchart tidak hanya digunakan dalam kegiatan bisnis suatu perusahaan seperti flowchart penjualan, pembelian, atau penerimaan barang saja, tetapi dalam kegiatan perpustakaan juga terdapat sistem flowchart seperti dalam hal peminjaman, pengembalian buku atau yang lainnya berkaitan dengan kegiatan dalam perpustakaan tersebut. Dibawah ini akan digambarkan flowchart dalam system peminjaman buku di UPT Perpustakaan Unsoed.
Jadi dapat disimpulkan bahwa dalam suatu
perpustakaan kini telah banyak diterapkan TI dalam kegiatannya, perpustakaan (UPT Perpustakaan Unsoed) tersebut
menerapkan sistem seperti Online Public
Access Catalogue atau yang biasa disebut oleh beberapa perpustakaan
sebagai katalog online. Katalog Online merupakan katalog yang berisikan
cantuman bibliografi dari koleksi satu atau beberapa perpustakaan, disimpan
pada magnetic disk atau media
rekam lainnya, dan dibuat secara online kepada pengguna. OPAC adalah sistem
katalog terpasang yang dapat diakses secara umum dan dapat dipakai pengguna
untuk menelusuri data katalog (untuk memastikan apakah perpustakaan menyimpan
karya tertentu untuk mendapatkan informasi tentang lokasinya dan jika sistem
katalog dihubungkan dengan sistem sirkulasi, maka pengguna dapat mengetahui apakah
bahan pustaka yang sedang dicari tersedia di perpustakaan atau sedang dipinjam.
Misalnya anda ingin mencari buku tentang Sistem Informasi Manajemen. Anda tidak
perlu repot-repot mencari satu per satu buku di rak yang belum tentu dapat
ditemukan, tetapi dengan OPAC, anda hanya perlu menuliskan nama pengarang atau
judul bukunya saja.begitu juga UPT
Perpustakaan Unsoed, perpustakaan tersebut juga menerapkan system OPAC yang
mempermudah para pengunjung untuk menemukan buku-buku atau literature yang
mereka butuhkan.
